Menimang Kebutuhan Pegawai Berdasar Work Load Analysis

Salah satu indikator yang digunakan untuk menilai efektivitas dan efisiensi sebuah organisasi adalah keberhasilan organisasi tersebut mengoptimalkan pemakaian jam kerja efektif untuk menyelesaikan pekerjaan. Artinya semakin tinggi tingkat pemanfaatan jam kerja efektif, semakin tinggi pula tingkat efisiensi organisasi tersebut.  Kementerian Keuangan sebagai organisasi publik sangat berkepentingan untuk menilai efisiensi pemanfaatan jam kerja para pegawainya. Sejak diterbitkannya Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006, Kementerian Keuangan sudah gencar membuat analisis beban kerja (ABK) yang disinergikan dengan mapping pegawai untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai per unit Eselon I.

Workload Project Program

Workload Project Program

Membuat mapping kebutuhan pegawai dalam sebuah organisasi bukanlah berdasarkan keinginan pejabat secara kasat mata di setiap unit. Harus ada data akurat yang bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya, salah satunya yaitu menghitung beban kerja unit dalam periode tahun sebelumnya. ABK yang dihitung harus berdasarkan Standard Operating Procedure unit terkait dan ketetapan norma waktu di setiap melakukan proses pekerjaan. Norma waktu dimaksud harus ditetapkan oleh pimpinan unit di tiap-tiap Eselon I. Dalam hal efektivitas, Kemenkeu sudah menetapkan jumlah jam kerja efektif dalam setahun sebanyak 1.507 jam dengan memperhitungkan allowance (waktu yang hilang) di setiap harinya.

Terkait pelaksanaannya selain untuk menghitung beban kerja dan kebutuhan pegawai, ABK bisa juga digunakan untuk mengidentifikasi berbagai permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan tugas organisasi. Misalnya dalam proses pengumpulan data, observasi, dan analisis data, berbagai permasalahan yang terjadi akan dapat diuraikan dengan baik berdasarkan bukti-bukti yang valid. Diantaranya adalah permasalahan prosedur kerja, kebutuhan penataan ulang organisasi, keseimbangan beban kerja antar unit, penempatan pegawai yang tidak sesuai dengan kapasitas, kebutuhan peningkatan kapasitas pegawai, dan lain-lain.

Moratorium dan ABK Kementerian Keuangan

Beberapa kali dalam periode tahun yang berbeda, Kementerian Pendayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB) mengeluarkan edaran agar satuan kerja di lingkungan pemerintah tidak merekrut calon PNS/moratorium. Hal ini berdasarkan pada hasil kajian Kemenpan RBbahwa: banyak PNS yang tidak berkualitas, tidak profesional, kurang disiplin, masih suka membolos di jam kerja, lamban dalam menangani pekerjaan, mempersulit standard operating procedure, banyak menuntut hak, tidak produktif, dan masih banyak hal lainnya yang menjadi sorotan publik. Dengan alasan seperti itulah Kemenpan RB terpaksa melakukan moratorium PNS agar pimpinan unit terkait bisa mendorong pegawainya agar lebih berkinerja efektif dan efisien. Meskipun pada kenyataannya, selain mempertimbangkan hal-hal buruk tersebut di atas Kemenpan RB juga melihat faktor-faktor lain. Misalnya pos belanja pegawai di APBN yang semakin hari semakin membengkak tanpa diimbangi dengan output dan kinerja birokrasi yang kredibel.

Manpower Diagram

Manpower Diagram

Moratorium PNS pada periode-periode sebelumnya sangat menyulitkan Kementerian Keuangan untuk merekrut pegawai baru. Padahal Kemenkeu sendiri mempunyai instansi vertikal di seluruh Indonesia dengan kebutuhan pegawai yang tidak sedikit: pertimbangan pegawai pensiun, mutasi, meninggal dunia, dan kebijakan pimpinan. Kemenkeu yang sudah membangun sistem ABK sejak terbitnya Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 akhirnya bisa keluar dari permasalahan Moratorium PNS dimaksud dan menjadi instansi pemerintah yang diijinkan Kemenpan RB untuk menerima PNS baru karena pertimbangan laporan ABK yang sangat lengkap disertai narasi penjelasan kebutuhan pegawai di dalamnya.

Dengan adanya kasus di atas, keberadaan ABK sangat dibutuhkan oleh setiap instansi pemerintah. Kebutuhan pegawai harus diimbangi dengan data riil beban kerja di periode sebelumnya. Seperti yang kita pahami bersama bahwa sumber daya manusia/pegawaiadalah aset vital sebuah organisasi karena sangat berperan dalam pengimplementasian strategi organisasi yakni sebagai subjek pelaksana. Tanpa adanya pegawai tentu organisasi akan pincang dan tidak bisa mewujudkan tujuan yang sudah dibangun sebelumnya. Oleh karena itu analisis terkait beban kerja sangatlah penting khususnya bagi satuan kerja yang ingin meminta tambahan pegawai kepada Kemenpan RB. Setidaknya dengan keberadaan ABK ada sebuah semangat bersama untuk mencapai tujuan organisasi, keseriusan, output yang nyata, dan bukan hanya sekedar melaksanakan petunjuk teknis dan laksana semata. Harapan selanjutnya adalah adanya budaya organisasi yang baru di lingkungan pemerintah: optimalisasi kinerja pegawai.

This entry was posted in Asyiknya Menulis and tagged , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>