Menyusun Standard Operating Procedure Sendiri (1)

Setiap organisasi tentu menginginkan perubahan positif dalam manajemen dan kinerjanya. Perubahan itu tidak semudah membalikkan telapak tangan. Perlu effort yang sangat ekstra agar tercapai sesuai dengan tujuan dan cita-cita organisasi. Salah satunya adalah dengan pembenahan administrasi dokumen-dokumen organisasi dan pengaturan alur proses kerja dalam sebuah organisasi. Alur kerja dalam dunia organisasi biasanya diatur dalam sebuah Standard Operating Procedure.

Standard Operating Procedure atau lebih akrab disingkat SOP harus sesuai dengan kejadian alur kerja di lapangan. SOP berguna untuk membantu pengguna/pelaku organisasi agar lebih mudah menyelesaikan pekerjaan. SOP biasanya lebih berbentuk panduan kerja sehingga pelaku organisasi yang masih awam pun bisa memahami uraian pekerjaan dalam organisasi hanya dengan membaca sebuah SOP. Uraian pekerjaan yang digambarkan dengan pelaku-pelaku yang terkait dan tugas yang dilakukannya ditulis dalam sebuah alur sistematis. Alur sistematis itu kemudian diwujudkan dengan simbol-simbol kinerja beserta dengan output yang dihasilkan oleh adanya SOP tersebut.

 

SOP berguna untuk membantu pengguna/pelaku organisasi agar lebih mudah menyelesaikan pekerjaan

Kita bisa menyusun SOP sendiri sesuai keinginan dan kebutuhan kita. Pada dasarnya tidak ada aturan baku proses kerja dalam pembuatan SOP itu bagaimana. Namun secara umum pembuat SOP telah menyetujui bahwasanya SOP itu digambarkan dengan simbol-simbol yang biasa kita temui dalam SOP-SOP organisasi. Adapun langkah pertama yang harus kita pahami adalah:

1. Tentukan judul dan tema SOP yang akan kita buat.

2. Pastikan kata-kata penting terkait SOP tersebut bisa kita jelaskan dalam uraian yang memudahkan pembaca mengerti istilah yang kita tulis.

3. Tulis secara jelas tujuan dan output yang kita harapkan dengan adanya SOP tersebut.

4. Jika perlu catat aturan-aturan/pedoman terkait SOP yang kita buat. Bisa berbentuk aturan yang dikeluarkan oleh organisasi itu sendiri atau peraturan dari pemerintah.

5. Jangan lupa menulis nomor kode SOP, tanggal dibuat dan pejabat/pelaku organisasi yang berwenang membuat SOP.

6. Pahami simbol-simbol dalam SOP. Simbol-simbol ini sesuai dengan kebutuhan kita karena simbol-simbol ini menggambarkan alus proses kerja dalam organisasi.

7. Tulis pelaku organisasi yang terlibat dalam alur SOP yang yang kita buat untuk menempatkan simbol yang kita inginkan.

8. Uraian pekerjaan harus rinci dan setiap uraian menggambarkan satu pelaku pekerjaan.

9. Catat output yang akan dihasilkan dalam satu uraian. Bisa berbentuk dokumen, frekwensi, atau sesuai kenyataan riil di lapangan.

10. Jika perlu tambahkan kolom keterangan di setiap uraian jika memang ada yang informasi tambahan.

#Gedung Angkuh, Desember 2011

Sesuai dengan pengalaman pribadi

This entry was posted in Asyiknya Menulis. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>